Filtración de información confidencial: 8 consejos de cómo gestionarlo

Firmado por: Ruben Gálvez

En toda empresa, la información es clave para su buen funcionamiento. Pero, a la vez, tanto las empresas como las organizaciones gestionan información de terceros, que debe ser protegida. En este escenario, una filtración de información confidencial puede tener graves consecuencias para empresas, organizaciones e individuos. Puede desembocar, en algunos casos, en pérdidas económicas y en la imposición de sanciones, como también en una pérdida poderosa de la reputación digital.

Considerando esto ¿cómo se puede gestionar una filtración de información confidencial? Aquí te lo contamos.

¿Qué es la filtración de información confidencial?

Cuando hablamos de filtración de información confidencial, estamos haciendo referencia a la transmisión no autorizada de datos desde una organización a un destinatario externo. El término se emplea para referir tanto a transferencias digitales o electrónicas como físicas.

Al mismo tiempo, el concepto abarca información de carácter tanto personal como empresarial. Por eso, las filtraciones pueden incluir desde datos personales hasta datos bancarios, información sobre patentes, listas de clientes, documentación sobre el funcionamiento interno, entre otras cosas. En otros términos, la filtración de información confidencial es una amenaza para la ciberseguridad, que se ha hecho cada vez más común.

En lo que respecta a cómo se produce, una filtración de datos puede tener lugar de muchas maneras hoy en día. Desde a través de páginas web o correo electrónico hasta por el uso de aplicaciones o programas. Puede vincularse al robo de dispositivos electrónicos o memorias USB o por comunicaciones electrónicas con intenciones maliciosas, como son los malware.

Consecuencias de la filtración de información confidencial

Cuando una fuga de información se produce, esta puede traer consigo grandes consecuencias. Por un lado, puede tener repercusiones legales, debido a que, si la información filtrada tiene datos personales, a efectos de la normativa de protección de datos se habla de “brecha de seguridad”. En estos casos, existe obligación de informar a la AEPD si esta puede constituir un riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas. Las personas afectadas también deben ser informadas en estos casos.

En segunda instancia, una filtración de información confidencial puede tener grandes consecuencias para la reputación de las empresas. Si el caso trasciende y se hace público, los daños de imagen pueden ser considerables, vinculado esto a daños en la confianza que los clientes tienen por la empresa.

Finalmente, existen consecuencias económicas que están ligadas a los daños en la imagen y reputación de la empresa u organización. Muchas veces, cuando la fuga llega a los clientes o terceros con los que hay cierto vínculo laboral o comercial, estos pueden decidir rescindir el contrato. Los proveedores también pueden elegir finalizar su relación con la empresa, para no verse afectados por la situación. Por último, si la filtración se relaciona con que la empresa no ha implantado medidas de seguridad adecuadas, podría también enfrentarse a sanciones económicas por incumplimiento de normativa.

8 consejos para gestionar la filtración de información confidencial

Entendiendo los aspectos mencionados con anterioridad, la forma en que se gestione la filtración puede impactar en las consecuencias. Existen estrategias que pueden ser tomadas en cuenta en este sentido:

Filtración de información confidencial: consejos de cómo gestionarlo

1. Establecer políticas y procedimientos de seguridad

Las políticas de seguridad informática buscan garantizar los 3 principios fundamentales de la seguridad de la información. Estos son la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de la misma. El objetivo de su implementación tiene que ver con prevenir daños en el funcionamiento de la empresa, a la vez que ayuda a estandarizar los procesos.

Entre las políticas y procedimientos de seguridad, se pueden incluir aspectos tales como:

  • Las normas sobre el uso de internet
  • Políticas de contraseñas y de acceso a dispositivos
  • Rutinas de backup
  • Buenas prácticas en el uso de correos corporativos
  • Frecuencia de auditorías

Al mismo tiempo, se recomienda siempre mantener una política de contraseñas fuertes. Esto puede incluir autenticación de dos factores, cifrado de datos, entre otras posibilidades.

2. Sensibilizar y capacitar al personal

Parte de prevenir las consecuencias de una filtración de información confidencial tiene que ver con capacitar a los empleados respecto a la protección de la información y cómo hacerlo. Mientras más capacitados estén los empleados sobre posibles amenazas y técnicas de seguridad, mayores posibilidades habrá de lograr buenos resultados.

Dentro de la formación ofrecida a los trabajadores, es importante añadir aspectos como el reconocimiento y la identificación de las filtraciones. Además, se recomienda establecer un protocolo de reporte de la situación para un accionar veloz.

3. Limitar el acceso a la información confidencial

Un error que se suele cometer en términos de seguridad de la información es permitir el acceso a todas las personas de la empresa a los datos confidenciales. Lo que se recomienda, en este punto, es restringir el acceso solamente a los círculos de confidencialidad, compuestos por aquellos individuos que realmente necesitan acceder.

Una forma de garantizarlo es implementando políticas de control de acceso y privilegios. De esa forma, solamente las personas designadas podrán acceder a ciertos datos. Además, es importante mantener actualizados los permisos de acceso, a fin de que estos no pierdan seguridad.

4. Monitorear y auditar la información confidencial

El monitoreo y auditoría de información confidencial es lo que permite detectar a tiempo posibles filtraciones o actividades sospechosas. Además, ayuda a validar la integridad de los archivos.

Existen distintas formas de llevar a cabo esta tarea. Pueden ir desde la utilización de software de detección de amenazas o soluciones de seguridad de red. Además, se recomienda establecer alertas y notificaciones para saber de forma inmediata si hay actividades sospechosas o inusuales.

Es indispensable mantener un control exhaustivo de los cambios en archivos de la organización y los sistemas de información, para saber si han sufrido alteraciones.

5. Crear respaldo y copias de seguridad de la información confidencial

Las copias de seguridad, si se realizan regularmente, también pueden proteger y salvar la información confidencial. Además, dichas copias deben ser almacenadas en lugares seguros.

Al mismo tiempo, para toda empresa u organización es indispensable contar con un plan de respaldo y de recuperación de datos en caso de filtración o pérdida. Ello, para evitar que la empresa pierda información que es relevante para su funcionamiento.

6. Mantener actualizado el software y los sistemas de seguridad

Se recomienda a las empresas y organizaciones contar con software y sistemas de seguridad para archivos confidenciales. No obstante, estos deben estar actualizados para ofrecer los mejores resultados. Por eso, siempre es importante mantener al día las configuraciones de seguridad y obtener las nuevas versiones de los software instalados.

7. Implementar medidas de seguridad física

Las medidas de seguridad física pueden ayudar a evitar los robos y filtraciones que se dan en las propias instalaciones de la empresa. Considerando que estas también pueden darse de forma presencial, además de restringir el acceso únicamente a personas autorizadas, lo que se puede hacer es implementar otras medidas de seguridad.

Algunas de las que se pueden considerar son las cámaras, los sistemas de alarma y los controles de acceso. Estos permiten prevenir robos o accesos no autorizados.

8. Responder de manera adecuada a las filtraciones

Por último, para reducir las consecuencias de una filtración de información confidencial, es importante contar con un plan de respuesta a estos escenarios. Lo mejor es contar con un equipo de respuesta a incidentes de seguridad y establecer un protocolo claro de manejo de estas situaciones. Además, es necesario buscar formas de comunicarse eficazmente con los afectados, con los clientes y con todas las partes interesadas.

Conclusiones

Las medidas anteriormente mencionadas contribuyen a la gestión de la filtración de información confidencial. Con ellas, se puede reducir sustancialmente tanto la posibilidad de que esto ocurra como las consecuencias implicadas en ello. Así, se pueden proteger los datos relevantes para la empresa u organización, como también la reputación de la misma.

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Autor

  • Ruben Gálvez

    Ruben Gálvez, co-CEO de 202 Digital Reputation, licenciado en Relaciones Laborales por la Universitat de Barcelona, realizó el máster de Internet Business en ISDI. Con +12 años de experiencia en el sector de la reputación digital, tanto en el ámbito personal como corporativo. En 2021 Co-fundó 202 Digital Reputation.

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